Подготовка презентаций

Боязнь выступлений перед публикой есть даже у вице-президента IBM. Разные консультанты предлагают способы и советы его преодоления. Вот лично я в душе - интраверт. Перед каждой презентацией я прихожу в ужас. И знаете что? Очень хорошо, что этот страх есть. Он помогает мне не забыть кое что еще очень важное. И в результате этого страха я выступаю лучше.

Если вам доводилось выступать с презентацией то вы прекрасно знаете, что вас будут слушать только в самом начале речи. Ровно через семь минут все заснут. И никакие поцелуи прекрасного принца не спасут вашу Белоснежку. Сон будет летаргическим. Но вы можете избежать этого, если будете использовать простые приемы привлечения внимания.

"Проблема многих презентаций в том, что люди пытаются сказать слишком много за короткое время", - пишет Garr Reynolds в книге Naked Presenter (вот ее электронная версия для Kindle). Действительно, очень многие ведущие презентаций стараются напихать их контентом по максимуму. Им кажется, что если они что-то упустят, на них обязательно обрушится волна критики.

Автор приводит идею, что вы должны решить как именно вы будете освещать тему: широко или глубоко? Вам надо выбрать что-то одно. Попытка зацепить двух зайцев приведет только к провалу.

Широко - означает, что вы поверхностно обозначаете вашу предметную область, но зато так широко, как сможете. Вы показываете ее с высоты птичьего полета. Зрители видят всю картину целиком: все составные части проблемы, все возможные стратегии решения, все интересные области - словно карту в компьютерной игре-стратегии. Детали - вообще не предмет для такой презентации. Все дискуссии относительно деталей должны быть прекращены.

Глубоко - означает, что вы берете один определенный вопрос вашей тематики и прорабатываете его и только его. Других вопросов словно не существует. Если вас будут сбивать с темы, вы должны возвращать всех к предмету обсуждения.

За последнее время я наблюдал несколько десятков презентаций, которые начинались вот так

- Мы делаем систему управления электронным обучением...

- Мы провели исследование поведения посетителей на нашем сайте...

- Наша компания была основана более ста лет назад...

Это просто удивительно как люди любят так поступать. Они составляют презентации так, чтобы с первых секунд сесть на уши аудитории рассказом про себя:

- Мы предлагаем SAAS-решение...

- Наши технологии...

И мое любимое:

- Начну рассказ с того, кто мы такие...

Почему все так уверены, что именно это в первую очередь интересует слушателей? Единственное что выступающий гарантированно получит в таком выступлении - это претензии к себе лично и своей компании.

Я видел как один из директоров Microsoft схлопотал громкое улюлюканье, а представитель Ростелекома - едкий троллинг из зала только потому, что выступили по этому шаблону.

Почему каждый раз это происходит? В отличной книжке "iПрезентация" Кармин Галло рассказывает, что абсолютное большинство неправильно готовятся к своим выступлениям. Что они делают в первую очередь? Открывают PowerPoint и начинают накидывать слайды. Затем они идут на мероприятие и получают закономерный результат - безразличие аудитории ко всему сказанному.

Книга описывает как действует Стив Джобс когда ему нужно что-нибудь преподнести. Неважно как вы относитесь к главе Apple, главное что там даны ценнейшие сведения по подготовке и составлению презентации.

В самой первой части там дается главный совет. Если вы готовитесь к выступлению, первым делом закройте PowerPoint. Возьмите бумагу, ручку и напишите вот что:

Книжка хороша, но как и с любой теорией главное - ее перевод на практику. Мне понадобилось больше информации для размышления. Поэтому я взял описанные пункты и составил специальный чеклист. Я пообещал себе не открывать никаких программ и не планировать никаких слайдов, пока письменно по нему не пройдусь:

Чеклист как составить презентацию правильным образом

Попытавшись применить описанные методы, я от первой же презентации добился нужного результата. Просто не представляю себе мысли, чтобы я когда-нибудь еще рассказывал что-либо по старому.

Я уверен, что взяв любую презентацию из тех неудачных, что вы видели и прогнав ее по чеклисту, вам станет очевидно как нужно ее составить так, чтобы она удалась. Ну и не забудьте прочитать книгу. Там гораздо больше чем я могу здесь рассказать.

Вот эта книжка в бумажном виже в Озоне на русском языке или же для эстетов в электронном виде для Kindle в оригинале.

Вообще-то правило одно. Но действительно самое главное. Сейчас все объясню.

Недавно в Подмосковье проходило заметное событие в индустрии интернет-разработок РИФ+КИБ 2011. Десятки выступающих показывали свои презентации перед четырехтысячной аудиторией. Практически все они промахнулись мимо своих слушателей.

Раз за разом ведущие не могли донести до аудитории то, что хотели, потому что совершали одну и ту же ошибку. Эта ошибка заключалась в несоблюдении наиглавнейшего правила любого выступления, любой речи и любого рассказа вообще. Это правило пластилиновой чашки.

Чтобы донести до человека какую-то мысль, нужно его к ней подготовить.

Все очень просто. Представьте, что ваш рассказ - это вода. Ум слушателя - кусок пластилина. Большинство ораторов льют воду вообще не глядя. Получается вот что:

Вода разбрызгивается, отскакивает от куска пластилина. Несколько капель могут задержаться, если в куске есть какие-нибудь выемки. Но это если повезет. Вы же не хотите полагаться только на случай, правда?

Поэтому главное правило создания презентаций такое: перед тем как лить воду, нужно сделать из пластилина чашку. Создайте в уме слушателя пустое место, и он с радостью заполнит его вашей информацией.

Посмотрите, все лучшие ораторы этим пользуются:

Стив Джобс сначала говорит, что проблемой современных смартфонов является громоздкая клавиатура, ненужная большую часть времени, а затем представляет телефон без клавиатуры - iPhone.

Барак Обама говорит, что вместо того, чтобы поддерживать устаревшие источники энергии, мы должны инвестировать в источники энергии будущего. "И мы уже этим занимаемся", - добавляет он. Причем делает это в твиттерном сообщении, создавая живой интерес и желание пройти по ссылке.

Вы тоже используете этот прием, когда тема сообщения для вас особенно важна. Например, прежде чем попросить прибавку к зарплате вы ведь объясняете своему работодателю почему, он должен это сделать? Если нет, то повышение вы получите только при хорошем расположении духа директора.

Как сделать пластилиновую чашку? Элементарно! Нужно всего лишь ответить на вопрос "Почему вам это нужно" перед аудиторией, а только потом рассказывать все остальное.

Когда будете сидеть на следующей скучной презентации, обратите внимание как неудачник-оратор льет свою воду на головы скучающих слушателей. А когда будете готовить свою следующую речь, позаботьтесь о формировании "чашки из пластилина".

Ну вот, теперь вы знаете все главные правила создания презентаций. Все просто, не так ли? :)

Очередной менеджер по продажам проводил сегодня очередную презентацию продукта. Слайды с кучей текста меняли друг друга. Менеджер методично перечислял все фичи системы. Затем он сбился в техническое описание. Девушка из зала задала вопрос про реализацию, и они вместе закопались в детали на двадцать метров глубины.

Наконец, менеджер решил показать сам продукт в работе. Он открыл предустановленный тестовый документ с рыбой не интересной даже ему самому. Пощелкал на одни кнопки, проигнорировал другие. Потом со скоростью бегущего страуса пролистал пачку экранов и резюмировал, что это "вот как-то так".

Бррр...

Все мы видели нескончаемый поток презентаций, который выглядит вот так:

Что делает ведущий при этом? Правильно: зачитывает текст. Зрители уже давно все прочитали и заснули, а он еще не добрался и до середины.

Как же сделать отличную презентацию? Как сделать такие слайды, которые зацепят зрителя? Как вообще донести свою идею до собеседника максимально доходчиво приложив минимум усилий?

Нужно долго и упорно учиться этому. По другому никак. В этом поможет ряд специально отобранных, прочитанных и разобранных книжек. Надеюсь постепенно выложить здесь выжимку.

Вот что есть у меня в блоге по этой теме:
Главный принцип любой презентации
Обязательный чеклист подготовки презентации
Стратегия ведения выступления
Приемы привлечения внимания аудитории
Страх публичных выступлений - это хорошо!

Вот еще хорошая книжка, которую я прочитал, выучил и всячески рекомендую "iПрезентация".

Если вам приходится быть оратором и выступать с речами, лекциями или презентациями перед аудиторией, рекомендую прочитать эти правила донесения мысли до публики, которые Карстен Бредемайер описывает в своей книге "Черная риторика":

1. Способ выражения должен быть простым и метким - "смотреть в рот народу".
Сила речи заключается в ясности простых мыслительных ходов. Не нужно витиеватых оборотов.

2. Оратор должен четко выделять в своей речи основные положения.
В течение нескольких секунд слушатель должен получить от говорящего полную и понятную картину мира. Главная мысль должна быть понятной и убедительной. Вот пример из листовки 1789 года времен Французской революции:

"Что такое третье сословие? Все!
Что оно значит сегодня? Ничего!
Что ему нужно сегодня? Все!

3. Убедительная главная мысль фокусирует в себе все послание.
Лозунги должны акцентировать идею. Эти сжатые в кулак аргументы - команды. Удачный боевой клич обеспечивает половину победы. Можно дополнить предыдущий пример лозунгом "Поборем несправедливость революцией!"

4. За фокусировкой послания следует постоянное повторение основной мысли.
Повторение главной мысли надежно закрепляет ее в сознании собеседника, делая все более привлекательной и убедительной. Марк Порций Катон Старший выступая в римском сенате каждую свою речь заканчивал фразой "Я считаю, что Карфаген должен быть разрушен".

5. Контраст "черное - белое" заявляет позицию.
Несмотря на реальную многогранность мира, в противопоставлениях "да или нет", "черное или белое" проявляется направленность и убежденность говорящего.

6. Стирание границ между правдой и ложью, информацией и намеренным ее утаиванием дает преимущество.
Слишком сложное и детальное объяснение не годится. Оно разбавляет основательность аргументации. Ораторская речь требует простоты и доходчивости. Такой пример являет нам фраза "Я верую, значит, Бог есть". Убедительно, даже если вы полагаете, чо это не так.

7. Успех приносят только адресные высказывания.
Не нужно только и делать, что опровергать аргументы противника. Нужно заставить его самого говорить, привести его в смущение. Следует не просто взывать к публике, а задеть ее за живое, заставить ее задаться вопросом "А как это касается меня лично?".

Итого, помните: Эмоции слушателей - ключ к успеху говорящего.